Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Samtidig skal den sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter arbeider med temaet og eventuelt håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
HENT har innarbeidet lovens krav i sitt styringssystem ved eksplisitt å ta temaet inn i våre etiske retningslinjer. Det vil si at lovens krav er blant de grunnleggende krav til all vår virksomhet og til alle våre ansatte. Samtidig er de etiske retningslinjene et dokument som følger alle våre kontrakter med samarbeidspartnere. Følgelig blir våre etiske retningslinjer, herunder Åpenhetslovens krav, også et krav til samarbeidspartnere.
Loven definerer hvem som er omfattet av loven. Den er innrettet mot større virksomheter, men da vårt kontraktsregime har inkludert disse kravene, vil også eventuelle virksomheter som ikke omfattes av loven, likevel måtte være forberedt på å redegjøre for sin virksomhet dersom HENT ber om det.
Aktsomhetsvurderinger
HENT gjennomfører regelmessige risikoanalyser på overordnet nivå både hva gjelder leverandører, produkter og geografi. HENT har en sentral innkjøpsavdeling som forbereder og tilrettelegger for alle vare- og tjenestekjøp som skjer i prosjektene.
Det aller meste av varekjøp skjer via rammeavtaler med større anerkjente selskaper. Disse har overfor HENT enten bekreftet at de har et implementert system eller at de i likhet med svært mange andre, arbeider med å etablere systemet. Dersom vi foretar kjøp utenfor disse rammene, vil disse bli underlagt en særskilt vurdering.
Alle våre leverandører/underentreprenører blir prekvalifisert før eventuell kontrahering. Ved kontrahering må selskapet som en del av kontraktsdokumentene, bekrefte at de har et system for oppfølging av Åpenhetsloven.
Løpende oppfølging
I kraft av at kontraktsdokumentene vår inneholder bestemmelser om Åpenhetsloven, vil ethvert innkjøp hensynta lovens bestemmelser. Vår leverandør er ved henvendelse pliktig til å dokumentere at de har iverksatt rutiner som ivaretar lovens intensjon og at dette følges opp.
Før våre samarbeidspartnere starter det fysiske arbeidet ute på prosjekt, gjennomføres et oppstartmøte der sentrale kontraktsbestemmelser gjennomgås. En påminnelse om Åpenhetslovens bestemmelser er en del av denne. Det samme gjelder ved gjennomføring av eventuelle revisjoner eller inspeksjoner.
Rapportering
Innkjøpsavdelingen har en kvartalsvis oppsummering av gjennomførte vare- og tjenestekjøp og aktsomhetsvurderinger innen de prioriterte områdene. Dette legges til grunn for eventuelle justeringer av etablert regime. Kvartalsrapporteringen er basis for den årlige rapporteringen som skal skje før 30.06. hvert år. Vår rapportering om arbeidet med aktsomhetsvurderinger vil være en del av vår ordinære årsrapportering. Denne vil være tilgjengelig på våre nettsider.
Informasjonsplikt
Vi håper du etter å ha lest ovennevnte får en klar oppfatning av at HENT jobber seriøst og kontinuerlig med de spørsmål Åpenhetsloven adresserer. Om du ønsker ytterligere opplysninger, kan du ved skriftlig forespørsel be om dette. Det enkleste er å rette henvendelsen til apenhetsloven@hent.no.
Vedlegg:
Prosess aktsomhetsvurderinger Åpenhetsloven
Rapportering Åpenhetsloven 300623